Statuten van de QGIS.ORG Association

(QGIS.ORG Verein)

2 Definities

  1. QGIS Project - de ontwikkeling, onderhoud en voortzetting van de GISsoftware QGIS en elke andere software in de officiële QGIS opslagplaatsen als vrije software in de zin van de Free Software Foundation.
  2. ‘The association’, ‘QGIS.ORG’ - de niet-voor-winst legale entiteit zoals gedefinieerd in Verein im Sinne des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Art. 60-79 ZGB)
  3. QGIS Community - Elke actieve deelnemer van de gemeenschap van QGIS inclusief gebruikers, bijdragers van code, bijdragers van patches, vertalers, onderhouders van documenten, adviseurs, deelnemers aan Stack Exchange etc.
  4. QGIS Committers - Elke persoon die toegang voor het aanleveren van code heeft verkregen voor een van de officiële opslagplaatsen van QGIS
  5. QGIS Project Steering Committee (PSC) - De gekozen vertegenwoordigers van de gemeenschap van QGIS die de board adviseren.
  6. QGIS Board - Een gedeelte van de PSC (zie hieronder) dat mandaat heeft gekregen om legaal en fiscaal overzicht te verschaffen voor QGIS.ORG. De Board is de wettelijke vertegenwoordiger van de QGIS.ORG Association.
  7. Chair - Een individu die uit de leden van de board is gekozen en optreed als de officiële vertegenwoordiger van het project QGIS.
  8. QGIS User Group - Een formele nationale afdeling die voldoet aan de criteria voor een officiële gebruikersgroep, zoals gedefinieerd door de board. De officiële lijst van geregistreerde groepen wordt onderhouden op: http://www.qgis.org/en/site/forusers/usergroups.html
  9. OSGeo - De Open Source Geospatial Foundation (OSGeo) is een niet-voor-winst organisatie waarvan de missie is om de globale adoptie van open georuimtelijke technologie te verzorgen door een inclusieve softwarestichting te zijn die is toegewijd aan een open filosofie en een door een deelnemende gemeenschap gedreven ontwikkeling. QGIS is een lid van OSGeo.
  10. Voting member - elke persoon die mag stemmen over gemeenschappelijk beslissingen van de board. De stemmende leden (algemene vergadering) zullen het jaarlijkse budget en de verkiezing van nieuwe leden van de board goedkeuren.
  11. Sustaining member - een niet-stemmend lid die QGIS.ORG financieel ondersteunt.
  12. Financial auditors - genomineerd vanuit de gehele gemeenschap van QGIS en zij worden gekozen door de stemmende leden. De financiële auditeurs zullen jaarlijks de rekeningen goedkeuren.

3 Doelen van QGIS.ORG

  1. Sturen van het project QGIS om de goede aanwezigheid in de gemeenschap van QGIS te maximaliseren en er voor zorgen dat we zoveel mogelijk potentiële gebruikers bereiken die kunnen profiteren van ons werk.
  2. Coördineren van de activiteiten van het project QGIS en het uitgeven van de beschikbare financiële bronnen voor initiatieven die op de lange termijn zorgen voor groei en duurzaamheid voor het project QGIS.
  3. Marketing van QGIS door middel van oriëntatiecursussen, praktijkgevallen, informatieve bijeenkomsten of artikelen in GIS gerelateerde media en alle andere geschikte vormen.
  4. Verspreiden van informatie binnen de gemeenschap van QGIS om die geïnformeerd te houden over geplande en gehouden activiteiten inclusief dingen zoals de financiële status van het project, initiatieven die zullen worden uitgevoerd ten behoeve van het project QGIS enzovoort.
  5. Ondersteuning van onderzoeken of studies rondom QGIS.
  6. Verzorgen van regelmatige bijeenkomsten voor de gemeenschap van QGIS.
  7. Optreden als liaison tussen de gemeenschap van gebruikersgroepen van QGIS en derde partijen, geïnteresseerd in kennis over of ondersteuning van QGIS.

5 Algemene vergadering

Stemmende leden van de algemene vergadering beslissen over het beleid en alle belangrijke beslissingen die van belang zijn voor de algemene positie mogen worden voorgelegd aan de Stemmende leden voor een stemming door de PSC. Stemmende leden stemmen over elke die voortkomt uit de jaarlijkse Algemene vergadering. Stemmende leden nomineren en kiezen de leden van de PSC.

5.1 Typen stemmende leden

  1. QGIS gebruikersgroep stemmende leden
  2. QGIS Gemeenschap stemmende leden
  3. Eén vertegenwoordiger van OSGEO stemmend lid
  4. Stemmende ere-leden

5.2 Samenstelling, aanwijzing en rol van stemmende leden

De stemmende leden zullen worden aangewezen overeenkomstig het volgende schema:

  • QGIS gebruikersgroep stemmende leden: Eén stemmend lid per QGIS gebruikersgroep op landniveau. Elke gebruikersgroep zal nomineren wie hun stemmend lid zal zijn.
  • QGIS gemeenschap stemmende leden: Voor elke gebruikersgroep stemmend lid zal één stemmend lid voor de gemeenschap worden gekozen.
  • OSGeo stemmend lid: Eén stemmend lid die de stichting OSGeo vertegenwoordigt, voorgedragen door het bestuur van OSGeo.

5.3 Verkiezing en geschiktheid van QGIS gebruikersgroep stemmende leden

  • Alleen gebruikersgroepen op landniveau mogen een genomineerd stemmend lid voordragen.
  • Een gebruikersgroep moet zijn goedgekeurd door de PSC om te kunnen worden erkend.

De gebruikersgroep moet vanuit hun midden democratisch een persoon nomineren om als hun vertegenwoordiger op te treden binnen de QGIS.ORG stemmende leden.

5.3 Verkiezing en geschiktheid van QGIS gemeenschap stemmende leden

  • QGIS gemeenschapsleden zullen worden genomineerd door gevestigde committers van QGIS, die hen na stemming ook kiezen.
  • Elk actief lid van de gemeenschap van QGIS is geschikt om te worden genomineerd als een QGIS.ORG stemmend lid.
  • Lidmaatschap voor de Stemmende leden zal worden toegewezen op basis van ‘first past the post’, waarbij de genomineerde die het hoogste aantal stemmen behaalt als eerste lid zal worden van Stemmende leden enzovoort in aflopende volgorde van behaalde stemmen, totdat alle posities voor Stemmende leden zijn toegewezen.

5.5 Ereleden

Ereleden zijn individuele personen die speciale erkenning ontvangen voor buitengewone bijdragen aan het project QGIS. Verzoeken tot het nomineren van een erelid dienen te worden gericht aan de PSC. De Algemene vergadering zal stemmen over het accepteren van een nieuw erelid. Ereleden hebben stemrecht.

5.6 Termijnen voor stemmende leden

Lidmaatschap voor stemmende leden is geldig tot:

  • Het stemmend lid terugtreedt
  • Er een motie wordt ingediend vanuit de leden van Stemmende leden, en door de Stemmende leden wordt gestemd om het lid te verwijderen
  • Een Stemmend lid wordt gekozen in de PSC in welk geval het lidmaatschap van Stemmende leden voor het nieuwe lid van de PSC wordt opgeheven en een nieuw lid voor Stemmende leden wordt gekozen in de plaats van het nieuwe lid van de PSC. Leden van de PSC die hun positie verlaten en eerder Stemmende leden waren, dienen opnieuw te worden gekozen als lid van Stemmende leden als zij terug zouden willen keren naar hun vorige rol.

6 Dragende leden

Dragende leden zijn leden die QGIS.ORG financieel ondersteunen met een jaarlijkse bijdrage. Deze lidmaatschapsbijdrage wordt gebruikt voor de dekking van kosten voor de infrastructuur van QGIS.ORG, evenementen en andere initiatieven om het project te verbeteren. Bijdragen voor lidmaatschap helpen er voor te zorgen dat de gemeenschap van QGIS en de software die we produceren op een duurzame manier kan worden onderhouden en verbeterd. Dragende leden hebben geen stemrecht (tenzij zij tegelijkertijd stemmende leden zijn, in welk geval hun stemrecht niet wordt aangetast).

De volgende categorieën worden aan dragende leden aangeboden, gebaseerd op hun grootte en toegewezen op basis van door henzelf vermelde gegevens:

  • Small (bijv voor kleinere steden of bedrijven tot 10 werknemers)
  • Medium (bijv. voor universiteiten, medium grote steden of bedrijven tot 50 werknemers)
  • Large (bijv. voor grotere steden, provincies of bedrijven met tot 100 werknemers)
  • Vlaggenschip (bijv. voor bedrijven met meer dan 100 werknemers, federale overheidsorganisaties)

Kosten voor lidmaatschap worden vastgesteld of gewijzigd door de algemene vergadering. Zij worden gedefinieerd als minimale kosten per categorie, maar zij mogen worden verhoogd als het dragend lid daarvoor kiest.

Omdat QGIS.ORG een wereldwijd project is en verschillende bedrijven, NGO’s of overheidsorganisaties verschillende financiële vooruitzichten hebben, worden niveaus van lidmaatschap niet afgedwongen/gecontroleerd - de organisaties kiezen hun eigen lidmaatschap, gebaseerd op zelf-assessment.

Accepteren van dragende leden is ter beoordeling en goedkeuring van de Board, die zich het recht voorbehouden om aanvragen voor dragende lidmaatschappen te accepteren of te weigeren en voortgezet lidmaatschap voor ondersteuning zoals zij toepasselijk achten.

De kosten voor niveaus van lidmaatschap en richtlijnen voor het beheren van dragende leden worden verschaft in het gedeelte governance van de website van QGIS.ORG.

7 De board

De board is de wettelijke vertegenwoordiger van het project QGIS.ORG met de bevoegdheid om wettelijke documenten ten behoeve van het project QGIS.ORG te ondertekenen.

Het officiële domicilie van de association zal worden bepaald door de board. De groep wordt wettelijk vertegenwoordigd door de handtekening van de chair en een handtekening van een ander lid van de board.

De treasurer heeft als enige de autoriteit om financiële transacties uit te voeren, vooropgesteld dat die binnen de grenzen vallen van het jaarlijkse budget zoals dat is vastgesteld door de Algemene vergadering.

7.1 Kiezen van leden van de board

Leden van de Board moeten ook lid van de PSC zijn en zullen worden genomineerd en gekozen door de Algemene vergadering. Bij het kiezen van leden van de board zal de genomineerde die het hoogste aantal stemmen behaalt voor elke positie (chair, vice chair, treasurer) worden aangewezen. Een gelijk aantal stemmen leidt tot een herstemming totdat één genomineerde de meerderheid heeft. Bij het verstrijken van de termijn van een lid van de board, zullen genomineerden vanuit de QGIS PSC worden voorgedragen door de QGIS Stemmende leden. Het terugtredende lid van de Board zal automatisch een nominatie ontvangen, tenzij hij/zij niet langer deel wil uitmaken van de Board.

7.2 Termijnen voor leden van de board

Leden van de Board dienen voor een termijn van twee jaar.

7.3 Samenstelling van de board

De board zal tenminste minimaal deze rollen bevatten:

  1. Chair
  2. Vice-chair
  3. Treasurer

7.4 Schadeloosstelling voor leden van Board en PSC

Leden van de Board en PSC zullen geen schadeloosstelling ontvangen voor hun diensten, anders dan onkostenvergoeding voor ten behoeve van de Board uitgevoerde activiteiten.

7.5 Vervangen van leden van de board

In het geval dat een lid van Board zich terugtrekt uit die Board zal de PSC, uit hun midden, een vervanger voor de Board leveren die zal dienen totdat de volgende AGM wordt uitgeschreven.

8 Het Project Steering Committee (PSC)

8.1 Kiezen van leden van de PSC

Bij het verstrijken van een termijn van een lid van de PSC, kunnen genomineerden van binnen de leden van Stemmende leden van QGIS worden voorgedragen door elk lid van de QGIS gemeenschap. Het terugtredende lid van de PSC zal automatisch een nominatie krijgen, tenzij hij/zij niet langer deel wenst uit te maken van de PSC. Als een inkomend lid van de PSC een Stemmend lid is, zullen zij hun lidmaatschap van Stemmende leden in de Algemene vergadering verliezen bij het lid worden van de PSC.

Voorafgaande aan de verkiezing, bepaalt het terugtredende PSC het aantal zetels voor het nieuw te kiezen PSC. QGIS Stemmende leden zal het aantal stemmen worden toegekend dat gelijk is aan het aantal leden voor de PSC die dienen te worden gekozen en zullen worden gevraagd hun stemmen op voorkeur in te dienen. De stemmen zullen worden gewogen op basis van het aantal posities binnen de PSC waarvoor wordt gestemd. Als bijvoorbeeld drie posities binnen de PSC beschikbaar zijn, zal elke eerste keuze van een stem 3 punten waard zijn, tweede keuze van de stem 2 punten enzovoort. Leden van de PSC zal worden toegekend de totale gewogen score van de stem, met de genomineerde die de hoogste score behaald als eerste lid van de PSC krijgt toegekend enzovoort in aflopende volgorde van ontvangen scores van stemmen totdat alle lidmaatschappen van de PSC zijn toegekend. Een lijst met de huidige dienende leden van de PSC wordt onderhouden op: https://www.qgis.org/en/site/getinvolved/governance/

8.2 Termijnen voor de leden van de PSC

Leden van de PSC dienen voor een termijn van twee jaar.

8.3 Ereleden PSC

Gary Sherman, als oprichter van het project QGIS, is levenslang lidmaatschap van de QGIS PSC, vanaf het oprichten daarvan, toegekend. Met algemene stemmen kan QGIS.ORG elk individu een levenslange zetel in de de PSC toekennen.

9 Administratie van QGIS.ORG

De jaarlijkse Algemene vergadering (AGM) wordt gehuden via een virtueel forum De online locatie en de datum worden bepaald en gecommuniceerd door de board, voorafgaande aan de vergadering. De board zal, voorafgaande aan de vergadering, een agenda publiceren. Het verslag van de vorige algemene vergadering zal door de board worden verschaft en tenminste 15 dagen voorafgaande aan elke algemene vergadering worden toegezonden aan de Stemmende leden. De chair van de associatie autoriseert de uitgave van het verslag.

De vergadering is toegankelijk voor alle leden van de gemeenschap van QGIS. Alleen Stemmende leden mogen stemmen over een motie. Substantiële voorstellen van leden van de gemeenschap van QGIS voor toekomstige activiteiten van moeten als items voor de agenda op schrift aan de board worden verschaft, voorafgaande aan de vergadering. Kleine voorstellen dienen aan de board te worden gepresenteerd en kunnen afzonderlijk van de AGM worden afgehandeld.

De jaarlijkse algemene vergadering zal het volgende behandelen:

  1. Goedkeuring van het jaarlijkse rapport
  2. Goedkeuring van het jaarlijkse financiële rapport
  3. Goedkeuring van het jaarlijkse budget
  4. Verkiezing van de chair van de board
  5. Het nomineren en kiezen van de terugtredende leden van de board en vervangingen van leden van de PSC
  6. Bevestigen of selecteren van de financiële auditeurs voor het komende financiële jaar
  7. Beslissingen / stemmen over voorstellen die zijn gedaan door de board, de PSC of stemmende leden
  8. Revisie van de statuten
  9. Afhandeling van ter tafel gebrachte onderwerpen

Alle andere beslissingen en competenties zijn de verantwoordelijkheid van de QGIS Board.

Buitengewone vergaderingen kunnen worden uitgeschreven door de board of op verzoek van tenminste 2/5 van de stemmende leden.

Elke officieel uitgeschreven vergadering heeft een quorum. Bij verkiezingen en voor het stemmen beslist een eenvoudige meerderheid (meer dan 50%) van de aanwezige leden, met uitzondering voor de gevallen vermeld in de gedeelten 7.1, 8.1. en 5.4.

Het jaar waarover gerapporteerd wordt en het financiële jaar beginnen op 1 januari en eindigen op 31 december.

De correspondentie van de QGIS.ORG Association wordt gevoerd in het Engels, tenzij anders wordt verzocht door de autoriteiten.

De association mag alleen worden ontbonden bij een algemene motie met een meerderheid van 3⁄4 van de stemmende leden die de motie bevestigen. In het geval van liquidatie van de association, mag de algemene vergadering stemmen over het gebruik van de waarden van de association met een eenvoudige meerderheid (meer dan 50% van de stemmen).

10 Financiële regelingen

De financiële opbrengsten van QGIS.ORG zullen hun oorsprong vinden in donaties, lidmaatschapsgelden, toegewezen fondsen en diverse andere bronnen.

De algemene vergadering kiest elk jaar twee financiële auditeurs.

Beperkte aansprakelijkheid: de QGIS Association kan alleen aansprakelijk worden gehouden tot het bedrag van de huidige waarden van de association. Persoonlijke aansprakelijkheid van leden van de board of van individuele andere leden is uitgesloten.

Deze statuten werden goedgekeurd op de algemene samenkomst via een stemming via Loomio op 17 maart 2019.